¿Cómo elaborar una Propuesta de Patrocinio? La presentación como primera “arma” para conseguir patrocinio

En la actualidad, debido a la situación económica en la que nos encontramos, existen más asociaciones, organizaciones, eventos, empresas privadas e incluso empresas públicas, que necesitan fondos para llevar a cabo sus proyectos. Dado que las subvenciones públicas van en disminución y cada vez recortan más los presupuestos en este sentido, la financiación privada en forma de patrocinio es una gran alternativa para poder desarrollar proyectos de todo tipo.

Sin embargo, esta situación también afecta a las grandes empresas que, al  recibir un mayor número de propuestas de patrocinio, son cada vez más meticulosas a la hora de elegir qué proyectos van a patrocinar; partiendo siempre de la premisa de que encajen con sus políticas de empresa. Es por esto que, este artículo lo vamos a dedicar a cómo hay que presentar un proyecto y hacerlo atractivo para que nos ayude a conseguir un patrocinio.

En el mundo del patrocinio, al igual que en la vida real, la primera impresión siempre cuenta. A la hora de elaborar una presentación del evento para el que buscamos patrocinio, lo primero que debemos hacer es elaborar la propuesta de patrocinio, ya que esto será nuestra carta de presentación.

A continuación os detallamos los puntos básicos que no pueden faltar en este documento y que es lo que más van a tener en cuenta los posibles patrocinadores:

1. Presentación de la entidad. ¿Quiénes somos? ¿Cuándo empezamos? ¿Cuáles son nuestros objetivos? ¿Qué hacemos?
2. Proyecto concreto. ¿En qué consiste? ¿Cuándo y dónde se llevará a cabo? ¿Cuáles son los objetivos del proyecto y nuestra finalidad?
3. Necesidades. ¿Por qué necesitamos patrocinadores? ¿Qué necesitamos de ellos? Intentemos desglosar al máximo el presupuesto, incluyendo también las necesidades en de materiales. ¿Por qué hacer esto?

• Habrá patrocinadores que no podrán asumir el coste total del proyecto pero sí podrán interesarles patrocinar una parte. De esta manera sabrá que aportando una cantidad concreta contribuirá en algo concreto del proyecto. Sabrá exactamente en qué colaborará.

• Puede que el patrocinador tenga esos materiales en stock o los vaya a renovar y los pueda ceder, por lo que se podría dar lugar a un Patrocinio en especie.

4. Contrapartidas. Explica qué contraprestaciones ofreces: publicidad, desgravaciones fiscales, difusión, etc.

En resumen, las claves a la hora de hacer un buen dossier de patrocinio son:

• Lenguaje claro y conciso. Tenemos que tener presente que una empresa puede recibir a la semana más de 20 propuestas de este tipo y no tienen tiempo de pararse a leer todo.
• Relacionado con el punto anterior, hay que intentar que el dossier contenga sólo la información que consideremos primordial y necesaria.
• Utiliza un tipo de letra legible y usa las negritas, resaltando lo más importante.
• Incluye imágenes para que haga la lectura más amena. Estas imágenes tienen que decir algo y que ayuden a esclarecer lo que estamos contando.
• Creatividad y originalidad en su forma, formato, presentación o soporte. No hay duda de que cuanto más se llame la atención con la propuesta más posibilidades hay de que tenga respuesta.
• Y por supuesto, haz que el dossier llame la atención por sí sólo. Esto se conseguirá con un buen diseño que hará que tu dossier sea más atractivo.

Una vez tengamos este material, la siguiente fase es elaborarse la estrategia a seguir de cara al envío de dicho dossier. Habrá que hacer una investigación para ver qué tipo de empresas serán las más afines a nuestros valores y nuestro evento, ya que cada empresa suele patrocinar un tipo de actividades concretas.

A continuación os dejamos un vídeo donde se aprecia la importancia de saber presentarse a un posible patrocinador, incluyendo también la opinión del propio patrocinador.